LAIKO VALDYMO SVARBA

1. Laiko valdymas

Laiko valdymas – tai procesas, kai individai ar organizacijos planuoja ir kontroliuoja, kaip jie praleidžia savo laiką, siekdami padidinti efektyvumą ir produktyvumą. Tai apima įvairias strategijas, metodus ir įrankius, kurie padeda žmonėms optimaliai paskirstyti savo laiką tarp skirtingų veiklų ir užduočių.

Laiko valdymas yra esminis įgūdis, kuris gali padėti efektyviau ir sėkmingiau atlikti užduotis, siekti asmeninių ir profesinių tikslų bei pagerinti gyvenimo kokybę.

1.1. Kodėl laiko valdymas yra svarbus?

·       Didina efektyvumą ir produktyvumą. Tinkamai planuodami savo laiką, galime atlikti daugiau užduočių per trumpesnį laiką.

·       Mažina stresą. Kai žinome, ką ir kada reikia atlikti, sumažėja nerimas ir stresas, nes turime aiškų veiksmų planą.

·       Pagerina gyvenimo kokybę. Efektyviai valdydami laiką, galime skirti daugiau laiko poilsiui, pomėgiams ir laikui su artimaisiais.

·       Skatina asmeninį tobulėjimą. Laiko valdymas leidžia mums rasti laiko mokytis naujų dalykų, dalyvauti mokymuose ar skaityti knygas, kas prisideda prie mūsų asmeninio ir profesinio augimo.

·       Gerina sprendimų priėmimą. Kai turime aiškų planą ir struktūrą, lengviau priimti sprendimus ir nustatyti prioritetus.

1.2. Pagrindinės laiko valdymo strategijos

Laiko valdymo procesas gali susidaryti iš keleto etapų, kurie yra reikalingi siekiant racionaliai valdyti savo darbo laiką. Laiko valdymo procesas susideda iš šių etapų: planavimas, delegavimas, stebėjimas. Laiko analizė irgi yra vienas iš pagrindinių laiko valdymo etapų. Laiko valdymo procese yra svarbus poilsio laiko valdymas. Laiko valdymo procese galima išskirti tokias dalis ( pav.).

pav. Laiko valdymo procesas
 

Šaltinis: Onodugo, (2014), Ocak, Boyraz (2016), Piskorz ir kiti (2019)

1.3. Laiko valdymo aspektai

Laiko valdymas apima šiuos etapus laiko valdymo procese:

1. laiko analizė (analizuojama kam naudojamas laikas);

2. planavimas (tikslų iškėlimas, prioritetų nustatymas, darbų sąrašų ir grafikų sudarymas);

3. delegavimas (užduočių paskirstymas kompetentingiems asmenims);

4. poilsio laiko valdymas (kavos pertraukos, poilsis tarp darbų, mokėjimas nepervargti);

5. stebėsena (stebėjimas, trukmės matavimas, atliekant darbus).

Laiko analizė yra vienas iš laiko valdymo etapų, kurį nuolat yra atliekama. Laiko analizės metu apskaičiuojama kiekvienos konkrečios užduoties atlikimo trukmė, numatyti galimi trukdžiai, pasirenkamos kiekvienai užduočiai atlikti tinkamiausios darbo dienos valandos bei savaitės dienos. Laiko analizė leidžia nustatyti laiko nuostolių šaltinius ir rasti papildomą laiko rezervą bei nustatyti kriterijus pagal ką bus vertinamas darbų svarbumas. Nustatoma,  kokiai užduočiai skiriama daugiau laiko, o kokiai mažiau. Jeigu atlikus užduotį nebus sulaukta reikiamo rezultato, reikia atsisakyti tokios užduoties įvykdymo.

Laiko vertinimas padeda nustatyti bendrus darbo organizavimo ir laiko taupymo principus, nustatyti sunkumus bei atrasti geriausius jų sprendimo būdus. Galima palyginti, kiek laiko buvo numatyta darbo atlikimui ir faktinį darbo atlikimą. Jei norima patobulinti savo laiko valdymo įgūdžius, geriausias būdas tai padaryti yra stebėti laiką. Kiekvieną savaitę turi būti apibrėžtas laikas skirtas numatytiems darbams.

Vykdant užduotis reikia atkreipti dėmesį į tai, kiek laiko užtrunka jas įgyvendinti. Iki savaitės pabaigos turėsite įrašą, kuriame galėsite palyginti realiai skirtą laiką ir numatytą laiką. Tęsti darbų

peržiūrą reikia kas savaitę, kad žinotumėte, kiek laiko yra skiriama įvairaus sudėtingumo užduotims.

1.4. Patarimai laikui valdyti

Keliaujame į antrą dalį

1.5. Laiko planavimas

Laiko planavimas tai sudėtingų užduočių skaldymas į mažesnes užduotis, įvertinant savo galimybes. Pagrindinė funkcija – mokėti planuoti savo darbus. Pagrindinė planavimo esmė – tikslų bei uždavinių iškėlimas. Tikslų iškėlimas padeda ne tik suskirstyti veiklą pagal prioritetus, bet ir padeda asmeniui nustatyti, kokie darbai yra svarbiausi ir turi būti atlikti nedelsiant. Aiškiai suformuluoti tikslai padeda suvokti, kur einama, ko siekiama ir kaip toli tikslo esama.

Norint racionaliau panaudoti laiką, pirmiausia, turi nustatyti, kiek laiko užims norimos užduoties atlikimas. Antra, asmuo suformuluoja savo tikslą ir norimus rezultatus. Trečia, nustatoma prioritetai ir stengiamasi atitraukti dėmesį nuo nereikalingų darbų. Reikalinga išdėlioti visas užduotis pagal prioritetus ir nustatyti kiekvienos užduoties trukmę. Be to, užduotis būtina valdyti pagal darbo paskirstymą ir suprasti veiksmus, kuriuos reikės atlikti prieš užbaigiant didesnę užduotį.

1.6. Trumpalaikis planavimas

Nustatyta, kad trumpalaikis planavimas geriau veikia darbo rezultatus negu ilgalaikis, nes planuojant ne ilgam laiko tarpui, galima greičiau prisitaikyti prie pokyčių, būti lankstesniam. Todėl rekomenduojama ne tik suplanuoti darbus savaitei, bet ir numatyti darbo planą kiekvienai darbo dienai. Didelio masto projektams galima skirti keletą dienų arba padalinti juos į mažesnes dalis.

Užduočių delegavimas. Delegavimas arba įgaliojimų perskirstymas – vieno asmens darbų perdavimas kitam. Tačiau, reikia įvertinti kokias užduotis galima deleguoti kitiems asmenims, o kokias užduotis galima atlikti patiems. Deleguoti galima tik tuo atveju jai asmuo yra pakankamai kvalifikuotas atlikti užduotį. Delegavimas žemyn reiškia, jog vadovas deleguoja užduotis savo pavaldiniams. Jeigu vadovas nori deleguoti užduotį darbuotojui, kuriam trūksta įgūdžių, jis turi palikti sau laiko paaiškinimui ir patikrinimui. Jei darbuotojui buvo paskirta užduotis, kuri nėra jo kompetencijoje jis turi teisę paprašyti vadovo patarimo ar paaiškinimo.

Siekiant efektyvaus delegavimo patariama atsižvelgti į kitus principus: mokėjimas prisiimti atsakomybę ir efektyviai komunikuoti. Vadovavimo pareiga – gebėti nustatyti darbuotojų atsakomybės mastą. Vadovų taisyklės gali pasirodyti darbuotojams per griežtos. Tačiau jos yra būtinos efektyviam darbui. Jeigu darbuotojai nesupranta taisykles gali kilti sunkumų atliekant užduotis.

1.7. Delegavimo procedūra

Delegavimo procedūra stiprina organizacijos darbuotojų pasitikėjimą savo kolektyvu, skatina juos kritiškai mąstyti bei ieškoti kompromiso. Darbuotojai pradeda daugiau komunikuoti tarpusavyje ir dalintis žiniomis. Nekonfliktiška aplinka skatina jos žmonių kūrybiškumą bei novatoriškumą, pasitikėjimą tarp suinteresuotųjų (tiek vidinių, tiek išorinių) asmenų.

Poilsio laiko (pertraukos) valdymas – vienas iš laiko valdymo etapų. Reikia patiems jausti, kada esate pavargęs ir kada jums reikia pailsėti. Šiuo atveju, kai prašoma vesti laiko dienoraščius siekiant stebėti, kokiu laiku dirbama produktyviai, kada pavargstama, kiek laiko reikia pailsėti. Kai kurie našiau dirba iš ryto, kiti – yra produktyvesni dienos metu, treti – neatsisakytų padirbėti ir naktį.

Stebėsena – tai patvirtinimas, kad viskas vykdoma pagal nustatytus planus, išduotas instrukcijas ir aprašytus principus, kurios tikslas – atskleisti silpnąsias puses, reikiamas ištaisyti klaidas ir užkirsti kelią jų pasikartojimui. Tikrinimas gali būti paprastas, kaip ataskaitų analizė, arba sudėtingas – kai tikrinami visi procesai.

Stebėsenos organizavimas grindžiamas šiais pagrindiniais principais: integracijos su visais valdymo proceso elementais; savalaikiškumo; kompleksiškumo; pasitikėjimo; atsakomybės; lankstumo; galimybės panaudoti kompiuterinės kontrolės metodus ir kt.

Laiko valdymo procesas neapsiriboja prioritetinių užduočių nustatymu, planavimu, organizavimu ir funkcijų perdavimu (delegavimu). Tačiau, taip pat, reikia skirti laiko ir laiko analizei, stebėjimui, kuris leidžia patobulinti savo laiko valdymo įgūdžius.

Atliekant laiko vertinimą, svarbu, nustatyti kiekvienos užduoties laiko atlikimo trukmę ir terminą,

pašalinti nereikalingas užduotis. Laiko planavimo tikslas yra paskirstyti užduotis pagal skubumą ir

svarbumą sudarant tvarkaraščius. Trečia, sudaryti kriterijus, pagal kuriuos bus deleguojami darbai ir numatyti asmenis, kurie galėtų prisiimti atsakomybę už šias užduotis. Taip pat, svarbu išanalizuoti darbo ir poilsio laiko balansą, nepervargti ir nešvaistyti laiko veltui. Paskutinis etapas – monitoringas reikalingas stebėti ar spėjama atlikti užduotis iki termino pabaigos.

1.8. Praktinė užduotis

Pažiūrėkite video ar atliekate tokius laiko valdymo veiksmus. Atsakykite į testo klausimus, kaip valdote savo laiką. 

1.9. Pagrindinės laiko valdymo strategijos

Pagrindinės laiko valdymo strategijos:

·       tikslų nustatymas. Pradėkite nuo ilgalaikių ir trumpalaikių tikslų nustatymo. Tai padės aiškiai suvokti, ko siekiate, ir susitelkti į svarbiausias užduotis.

·       prioritetų išskyrimas. Naudokite tokius metodus kaip Eisenhowerio matrica, kuri padeda skirstyti užduotis į keturias kategorijas: skubios ir svarbios, neskubios bet svarbios, skubios bet nesvarbios, ir nei skubios, nei svarbios.

·       darbo planavimas. Sudarykite dienos, savaitės ar mėnesio planus, kurie apima visus reikalingus darbus ir veiklas. Naudokite kalendorius, užrašų knygeles ar skaitmenines planavimo priemones.

·       laiko blokavimas. Skirkite konkrečius laiko blokus tam tikroms užduotims atlikti, vengdami pertraukų ir trukdžių. Tai padeda susitelkti ir dirbti efektyviau.

·       Delegavimas. Ne viską privalote atlikti patys. Jei turite galimybę, deleguokite užduotis kitiems, kad galėtumėte susitelkti į svarbiausius darbus.

·       poilsis ir pertraukos. Neperkraukite savęs. Reguliarios pertraukos ir tinkamas poilsis yra būtini, norint išlaikyti aukštą produktyvumo lygį.