Planowanie czasu

1.3. Praktyczne wskazówki dotyczące zarządzania czasem

1. Ustal cele krótko- i długoterminowe, poświęcając czas na określenie tego, co chcesz osiągnąć w perspektywie krótkoterminowej (kilka dni lub tygodni) i długoterminowej (rok lub dłużej).
2. Korzystaj z narzędzi do planowania, aby śledzić swoje działania i terminy oraz tworzyć dzienne, tygodniowe lub miesięczne listy rzeczy do zrobienia.
3. Ustal priorytety swoich zadań za pomocą macierzy Eisenhowera i podziel je na cztery kategorie: ważne i pilne, ważne, ale niepilne, nieważne, ale pilne oraz nieważne i niepilne. Pomoże ci to skupić się na najważniejszych zadaniach.
4. Grupuj zadania, przydzielając określone pory dnia na konkretne zadania lub projekty. Na przykład rano na najważniejszą pracę, po południu na spotkania itp. Ustal czas, w którym nie będziesz robić nic poza wybranym zadaniem. Pomoże ci to lepiej się skoncentrować.
5. Deleguj i przekazuj zadania, jeśli to możliwe, przyjaciołom, współpracownikom lub podwładnym. Pozwoli ci to skupić się na ważniejszych zadaniach.
6. Organizuj przerwy i okresy odpoczynku (technika „Pomodoro”), np. okres pracy (np. 25 minut) i krótka przerwa (5 minut). Po czterech takich cyklach dłuższa przerwa (15-30 minut). Wykorzystaj aktywny wypoczynek, spacery, ćwiczenia lub inne czynności, które pomogą Ci się zrelaksować podczas przerw.
7. Śledź swoje postępy, dokonując przeglądu każdego dnia i tygodnia. Pod koniec każdego dnia lub tygodnia należy sprawdzić, co zostało zrobione, a co wymaga poprawy. Pomoże ci to lepiej zaplanować przyszłość.
8. Pozbądź się złodziei czasu, ogranicz korzystanie z sieci społecznościowych, ustal godziny, w których sprawdzasz sieci społecznościowe lub korzystaj z aplikacji blokujących dostęp w godzinach pracy.
Unikaj wielozadaniowości, skup się na jednym zadaniu na raz. Zwiększa to wydajność i zmniejsza prawdopodobieństwo popełnienia błędu.
9. Prawidłowo zakończ dzień, poświęcając czas na zakończenie codziennej pracy, zamknięcie wszelkich otwartych projektów i przygotowanie się na następny dzień.
10. Ciągłe doskonalenie się, uczenie się na błędach, analizowanie tego, co poszło nie tak i znajdowanie sposobów na uniknięcie tego w przyszłości. Ciągłe poszukiwanie nowych technik i narzędzi zarządzania czasem, które mogą pomóc w bardziej efektywnym planowaniu czasu.